Projektový manažment – čo to je a oplatí sa to aj vo vašej firme?
Pojem projektový manažment prežil v poslednej dobe svoj veľký boom a operuje ním takmer každý, kto má s podnikaním niečo spoločné. V skutočnosti je naozaj dôležitý a venovať pozornosť by mu mala každá firma, bez ohľadu na veľkosť. Prečo je to tak?
Aký je rozdiel oproti bežnému chodu firmy?
Ak hovoríme o projektovom manažmente, hovoríme o bežnom nástroji riadenia zmeny a prístupu ku komplexným úlohám vo veľkých spoločnostiach. Čoraz viac sa to však aplikuje aj v malých a stredných firmách, pretože nezávisle veľkosti firmy alebo jej odvetvia, každý podnik postupne čelí rastúcemu tlaku na efektívnejšie riadenie svojich zdrojov a nutnosť znižovať náklady. Projektový manažment vám môže pomôcť efektívnejšie riadiť svoje zdroje ako financie, ľudský kapitál, čas, know-how alebo technológie. Ako sa ale takýto projektový manažment odlišuje od bežnej pracovnej činnosti? Je dôležité ozrejmiť to aj svojim zamestnancom, ešte predtým, než tieto princípy začnete vo svojom podniku uplatňovať. V prvom rade ide pri vypracovávaní projektu o jednorazovú záležitosť, ktorá má presne stanovený svoj začiatok a termín ukončenia. Jej cieľom je obvykle vyriešenie konkrétneho problému alebo nejakej väčšej úlohy, zatiaľ čo pri bežnej prevádzke ide iba o operatívny chod firmy. Výhodou projektového manažmentu je aj to, že ide o nástroj viditeľnej zmeny, často skokové zlepšenie v nejakom firemnom procese alebo v organizácii práce.
Stačí aj jeden zamestnanec – nemusíte zakladať celý tím
Čo sa môže stať, ak vám vo firme dlhodobo takéto projektové riadenie chýba? Za následok to môže mať negatívne správanie vo firme, ako napríklad také, že namiesto koncepčnej zmeny budete neustále riešiť iba operatívne problémy (ktorým by ste koniec koncov tou koncepčnou zmenou vopred predišli). Problémom je aj to, keď sa projektový manažment zavedie iba na niektoré oddelenie, nie komplexne, čo spôsobuje predlžovanie času na vyriešenie problému a neefektívne narábanie s firemnými zdrojmi. Ďalším problémom môže byť profesionálny projektový tím, ktorý je pre niektoré firmy vzhľadom k ich rozpočtu a veľkosti nereálny. Riešenie je však o niečo jednoduchšie: postačí vám aj jeden človek-zamestnanec, ktorý bude mať v náplni práce riadenie projektov a príslušné know-how o projektových nástrojoch. Zároveň to neznamená, že táto osoba bude jediná, ktorá bude na projektoch pracovať – na úspešných projektoch často pracujú aj špecialisti z rôznych oblastí, ktorí najlepšie rozumejú svojej práci, a preto sú len prizývaní do projektových tímov. Potrebujete svojim zamestnancom zabezpečiť kvalitnejšie nástroje na prácu? Pozrite si naše tipy na najlepšie fotomobily, vďaka ktorým budú mať v telefóne celú pracovnú agendu!
Myslite na svojich zamestnancov, nielen na projekty
Máte už na to človeka, aj ochotu a čas. Ako teda zaviesť do firmy projektový manažment konkrétnymi aktivitami a nástrojmi? Zabezpečte svojim kľúčovým zamestnancom základné vzdelávanie v oblasti projektového manažmentu zahrňujúce plánovanie, time manažment, určovanie cieľov a priorít. Pravdepodobne budete potrebovať aj špeciálnu aplikáciu alebo systém na riadenie projektu. Mali by ste začať aj s vytváraním formálnych projektových skupín zamestnancov, ktorí dostanú jasné zadanie projektu spolu s termínom jeho ukončenia a individuálnymi zodpovednosťami na projekte. Nemali by ste zabúdať ani na vyhodnotenie na konci každého projektu – aký výsledok sa dosiahol, či sa dodržal naplánovaný rozpočet a kde boli odchýlky. Uvedomte si aj to, že projektové termíny majú byť nastavené reálne a zohľadňovať to, či niektorí členovia projektového tímu nepracovali na projekte nad rámec svojich bežných povinností. Nastavili ste projektový manažment a teraz sa chystáte investovať? Pozrite si aj naše Finax recenzie, kde sa dozviete o spôsoboch investícií viac.
